Цены снижены! Бесплатная доставка контурной маркировки по всей России

Электронная запись в мрэо: Электронная очередь в ГАИ ГИБДД. Запись в МРЭО по электронной очереди

Содержание

«Электронная очередь» теперь и в ГИБДД

УГИБДД ГУ МВД России по Иркутской области реализуется прием граждан по принципу «электронной очереди». На сегодня уже 6 подразделений оснащены такими специальными терминалами.

Предварительная запись граждан осуществляется как при непосредственном обращении в подразделения ГИБДД, так и с помощью Интернет-портала «Госуслуги.ру».

Любой гражданин, обратившись к терминалу, расположенному с вопросом о предоставлении требуемой услуги, получает талон с номером электронной очереди и переходит в зону ожидания. На установленных в фойе терминалах высвечивается очередность и номер окна приема, которая дублируется речевым вызовом.

Для того чтобы записаться в электронную очередь через портал «Госуслуги.ру», необходимо авторизоваться на данном сайте, выбрать необходимую процедуру, нажать на ссылку «Записаться на прохождение процедуры», выбрать свободную дату и время. Подтверждением, что вы записались в электронную очередь, будет сообщение в вашем личном кабинете, также вы получаете пин-код. После того, как вы придете в РЭО и введя вышеуказанный пин-код в электронный терминал, получите талончик на заранее выбранное вами время для получения определенной госуслуги.

Данная система позволяет заранее определиться со временем приема или выбрать определенное время обслуживания уже в подразделении. С таким подходом посетители уверены, что их обслуживание начнется в выбранное ими время и ни минутой позже. Причем каждый этап получения государственной услуги (подача документов, осмотр, повторная подача документов) четко расписан по времени, что позволяет точно спрогнозировать общее время присутствия в подразделении ГИБДД и планировать свое личное время.

Спосок подразделений с установленными терминалами «Электронной очереди»:

В Иркутске:

— ЭО ГИБДД МУ МВД России «Иркутское»: ул Николаева, д 5

— ОТН и РАС ГИБДД МУ МВД России «Иркутское»: ул Челябинская, д 25

В Усолье-Сибирском:

— РЭО ГИБДД МО МВД России «Усольский»: ул Менделеева, д 45

В Шелехове:

— РЭО ГИБДД ОМВД России по Шелеховскому району: пр-т Строителей и Монтажников, д.2

В Ангарске:

— РЭО ГИБДД УМВД России по г. Ангарску: кв-л 252-й, д 40

В Братске:

РЭО ГИБДД МУ МВД России «Братское»: жилрайон Центральный, Индустриальный проезд, д 6А

Пресс-служба ГУ МВД России по Иркутской области 

Портал МФЦ

Уважаемые заявители!

Во исполнение требований Указа Главы Республики Крым № 158 — У от 11 мая 2020 года, с 12 мая 2020 года и до особого распоряжения в центр «Мои Документы» доступ возможен только в средствах индивидуальной защиты органов дыхания (масках, респираторах)! 

К вниманию заявителей центров «Мои Документы»! ГБУ РК «МФЦ» сообщает, что согласно рекомендациям Госкомрегистра, а также в связи с переходом Республики Крым на эксплуатацию ФГИС ЕГРН, для корректного формирования и надлежащего предоставления заявителям сведений, содержащихся в ЕГРН,  к стандартному пакету документов, на выбранную вами услугу Госкомрегистра, необходимо предоставить СНИЛС заявителя.

Таким образом, при приёме документов на указанные  услуги, нашим специалистам важно вносить в новую программу страховой номер индивидуального лицевого счёта (СНИЛС) заявителя.

«Настоящим я даю согласие на обработку персональных данных»

Заполняя настоящую форму, в соответствии с требованиями статьи 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», я подтверждаю свое согласие на обработку вносимых в форму моих персональных данных, лицом оказывающим услуги на основании данной формы (далее Оператор):

Предоставляю Оператору право осуществлять все действия (операции) с моими персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, обновление, изменение, использование, обезличивание, блокирование, уничтожение.

Целью обработки персональных данных является оказание мне услуг на основании заполненной формы.

Оператор имеет право на обмен (прием и передачу) моими персональными данными с использованием машинных носителей или по каналам связи, с соблюдением мер, обеспечивающих их защиту от несанкционированного доступа.

Настоящее согласие действует бессрочно, срок хранения моих персональных данных не ограничен.

Оставляю за собой право отозвать свое согласие посредством составления соответствующего письменного документа, который может быть направлен мной в адрес Оператора по почте заказным письмом с уведомлением о вручении либо вручен лично с отметкой уполномоченного представителя Оператора.

On-line запись на подготовку документов

В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006г. № 152-ФЗ «О персональных данных» принимаю решение о предоставлении персональных данных, указанных в настоящем согласии — Обществу с ограниченной ответственностью «Единый центр документов» (191124, г. Санкт-Петербург, ул. Красного Текстильщика, д. 10-12, литер Д, ОГРН 1067847378400/ИНН 7811338181) подтверждаю их достоверность и даю своей волей и в своем интересе согласие указанному выше Оператору, на их обработку с целью получения мною услуги на обратный звонок.

Согласие на обработку дается мной в отношении следующих персональных данных: фамилия, имя, отчество, номер телефона.

В отношении моих персональных данных, указанных в настоящем согласии, мною дается согласие на совершение Оператором действий, предусмотренных ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006г. № 152-ФЗ «О персональных данных», а именно: действий (операций) с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных, передачу (предоставление, доступ) третьим лицам: лицам, оказывающим услуги на территории Единого центра документов, лицу обеспечивающему безопасность персональных данных при их обработке в информационной системе, а также лицам, передача персональных данных которым, является обязанностью Оператора в соответствии с законодательством Российской Федерации; иных действий, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации, совершаемых как с использованием средств автоматизации, так и без использования таковых, в том объеме, который необходим для достижения целей обработки, указанных в настоящем согласии.

Настоящее согласие действует с момента оплаты услуг Оператора на сайте последнего до момента отзыва его в письменной форме.

Субъект персональных данных вправе отозвать данное согласие на обработку своих персональных данных, письменно уведомив об этом Оператора.

В челябинской ГИБДД открыли ежедневную предварительную запись

Инспектора уже и не знают, как еще разгрузить очереди. Вроде, все делают для людей, а народ продолжает часами стоять в коридорах, чтобы поставить авто на учет.

С начала прошлой недели в МРЭО ГИБДД Челябинской области открыли-таки предварительную запись на каждый день. Напомним, раньше по такой схеме принимали только в понедельник. Сейчас выделили специальный кабинет, назначили часть сотрудников для приема. Однако на деле получилось, что эти окна работают практически впустую.

— На один день записываются по 30 — 35 человек, — объяснил начальник МРЭО ГИБДД ГУ МВД РФ по Челябинской области Дмитрий Лифшиц. — Но приходят только 10! Куда деваются остальные — непонятно. В результате инспектора сидят без дела, когда за стенкой скопилось много людей по электронной очереди. И перевести сотрудников к остальным мы не можем, потому что они должны ждать тех, кто воспользовался предварительной записью.

А между тем скопление людей в электронной очереди не иссякает. Люди почему-то не хотят заранее выбирать себе удобное время и спокойно поставить машину на учет за 10 минут.

Кстати, электронную систему на днях усовершенствовали. Раньше многие автомобилисты брали сразу по пять талонов, чтобы побыстрее попасть в освободившееся окно. В результате программа перегружалась, и в коридорах МРЭО возникала сутолока. Сейчас же один человек может взять только один талон. Кроме того, инспектора убрали повторный вызов. Если человек ушел в киоск за беляшом и пропустил свою очередь, второй раз к окну его уже не позовут.

НА ЗАМЕТКУ

Как воспользоваться услугой

— Предварительно записаться на прием можно через официальный сайт областной ГИБДД gibdd74.ru (круглосуточно)

— Через портал gosuslugi.ru (круглосуточно)

— По телефону (351) 252-57-57 (только днем)

— Лично через справочную службу в здании МРЭО (только днем)

По предварительной записи граждан принимают в кабинете № 20 с понедельника по пятницу с 8.30 до 17.30.

МРЭО на Маршала Блюхера: регистрация авто

1 МРЭО ГИБДД г. Санкт-Петербург, шоссе Революции, д.85 Ежедневно 08:00 до 23:00
2 ОП МРЭО ГИБДД г. Санкт-Петербург, п. Парголово, Горское шоссе, д.4. лит. Ж Ежедневно 08: до 19:30
3 МРЭО ГИБДД г. Санкт-Петербург, 3-й Верхний переулок, д.5, лит. Т Ежедневно с 08: до 19:30
4 ОП МРЭО ГИБДД г. Санкт-Петербург, Северный пр., д.7/1, лит.А Ежедневно 09:00 до 23:00
5 МРЭО ГИБДД Санкт-Петербург, п.Стрельна, ул. Фронтовая, д.7 Вт-Сб с 09:00 до 17:00
6 МРЭО ГИБДД г. Санкт-Петербург, Московское шоссе, д.16, корп.1 Вт-Сб с 09:00 до 16:00
7 ОП МРЭО ГИБДД г. Санкт-Петербург, Колпино, Заводской проспект, д.56 Ежедневно с 08:00 до 20:00
8 ОП МРЭО ГИБДД г. Санкт-Петербург, ул. Черниговская, д.14 Ежедневно с 08:00 до 20:00
9 ОП МРЭО ГИБДД Санкт-Петербург, п.Шушары, Московская славянка, д.17 А, лит.В Ежедневно с 08:00 до 20:00
10 ОП МРЭО ГИБДД г. Санкт-Петербург, ул. Кубинская, д.77, лит.А Ежедневно с 08:00 до 20:00
11 МРЭО ГИБДД г. Санкт-Петербург, пр. Обуховской Обороны, д.137 Ежедневно с 08:00 до 19:30
12 ОП МРЭО ГИБДД г. Санкт-Петербург, Дальневосточный пр., д.41, лит. Б Ежедневно с 09:00 до 21:00
13 ОП МРЭО ГИБДД г. Санкт-Петербург, ш. Революции, д.114, лит.А Ежедневно с 09:00 до 21:00
14
ОП МРЭО ГИБДД г. Санкт-Петербург, ул. Седова, д.13 Ежедневно с 09:00 до 21:00
15 ОП МРЭО ГИБДД г. Санкт-Петербург, пр. Маршала Блюхера, д.60 Ежедневно с 09:00 до 21:00
16 МРЭО ГИБДД г. Санкт-Петербург, наб. реки Мойки, д.110 Ежедневно с 08:00 до 20:00
17 ОП МРЭО ГИБДД г. Санкт-Петербург, Трамвайный пр., д.18 А Ежедневно с 08:00 до 20:00
18 ОП МРЭО ГИБДД г. Санкт-Петербург, пр.Народного Ополчения, д.2А Ежедневно с 08:00 до 20:00
19 МРЭО ГИБДД г. Санкт-Петербург, ул. Земледельческая, д.5А Ежедневно с 08:00 до 19:30
20 ОП МРЭО ГИБДД г. Санкт-Петербург, В.О., 4 линия, д. 61 Ежедневно с 09:00 до 20:30
21 ОП МРЭО ГИБДД г. Санкт-Петербург, Шкиперский проток, д.14, корп.1 Ежедневно с 09:00 до 21:00
22 ОП МРЭО ГИБДД г. Санкт-Петербург, ул. Оптиков, д.4, корп.2, лит.А Ежедневно с 09:00 до 21:00
23 МРЭО ГИБДД г. Санкт-Петербург, ул. Салова, д.66, корп.2 Ежедневно с 08:00 до 18:00
24 МРЭО ГИБДД г. Санкт-Петербург, ул. Новгородская, д.13 З Ежедневно с 09:00 до 20:30
25 ОП МРЭО ГИБДД г. Санкт-Петербург, ул. Красного Текстильщика, д.10-12, лит. Д Ежедневно с 08:30 до 20:45
26 МРЭО ГИБДД г. Санкт-Петербург, Лабораторный пр., д.24 Ежедневно с 08:00 до 20:00
27 ОП МРЭО ГИБДД г. Санкт-Петербург, пр. Руставели, д.46, корп.1 Ежедневно с 09:00 до 23:00

Инструкция по записи на портале Госуслуг

Запись к врачу через сайт gosuslugi.ru

 

Сперва надо посетить портал госуслуг (сайт gosuslugi.ru).

 

 

 

Далее необходимо ввести номер телефона или электронную почту, указанные при регистрации и пароль.

 

 

Далее открыть вкладку «каталог услуг».

 

 

Найти иконку «моё здоровье» и выбрать «все услуги», которые предоставляются в данной категории. 

 

 

Перейдя на следующую страницу, вы сможете выбрать необходимую вам государственную услугу — в нашем случае мы желаем попасть к доктору, для этого выбираем «записаться к врачу».

 

 

А далее действуем в зависимости от ситуации, кого вы хотите отправить в медицинское учреждение: ребенка, родственника, близкого человека, или же попасть туда лично. Портал госуслуг предлагает на эти случаи два варианта на выбор. Сперва рассмотрим вариант, когда вам нужно сделать это самостоятельно:

Для начала нужно выбрать область, регион или город, в котором вы хотите записаться на прием к врачу.

 

 

Вторым пунктом у вас, как у зарегистрированного пользователя портала, будет отображаться ваша персональная информация, занесенная при регистрации. Если вы уже заносили информацию о вашем медицинском полисе (ОМС), то просто нажимаем далее. Если же выделаете это впервые необходимо ввести его идентификационный номер. Если у вас полис старого образца вводим его серию и номер, если же нового образца (в виде пластиковой карточки), вводим цифры с него в поле «Номер полиса ОМС». 

 

 

Если перед вами высветилась такая картина, гласящая о том, что вы, скорее всего, не прикреплены к медицинской организации выбранного региона, то вам необходимо совершить процедуру прикрепления.

 

 

Если же все в порядке заполняем данные далее. Сверяем адрес медучреждения, с тем, который вы намереваетесь посетить и нажимаем кнопку «Выбрать».

 

 

Выбираем специализацию.

 

 

Далее выбираем врача, которого вы бы хотели посетить.

 

 

Выбираем удобное время из доступных для записи.

 

 

Система запросит подтверждение Вашего выбора, жмём «Да, подтверждаю»

 

 

Вас перенаправит в Вашу ленту уведомлений, где будет отображена информация о вашей записи и её статус.

 

 

Теперь Вы записаны на приём. Далее Вам необходимо будет явиться за 20-30 минут до приёма и пройти в регистратуру вне очереди ,сообщив о вашей записи по интернету и предъявив документ, удостоверяющий личность и при необходимости предъявить флюорографию.

Если Вы хотите записать другого человека, то во вкладке «Кому необходимо записаться» выбираем «Другому человеку» и заполняем необходимые данные в поля. Дальнейшие действия не отличаются от представленных выше.

 

Госавтоинспекция временно переходит на живую и электронную очереди из-за технического сбоя

Госавтоинспекция Саратовской области сообщает о техническом сбое во взаимодействии ведомственных информационных систем с Единым порталом государственных и муниципальных услуг. В связи с этим возникли сложности с подачей заявок и необходимых документов на регистрацию транспортных средств, сдачей экзаменов, получением либо заменой водительских удостоверений посредством Единого портала.

По информации ведомства, принимаются все необходимые меры для возобновления работы, после этого предварительная запись на получение государственных услуг по линии Госавтоинспекции через Единый портал госуслуг вновь станет доступной.

«В связи с нестабильным функционированием Единого портала прием граждан по вопросам предоставления государственных услуг по линии Госавтоинспекции организован с использованием электронной очереди, записи на прием по телефону или в порядке живой очереди. Информация об устранении технического сбоя и возобновлении приема документов от граждан через Единый портал госуслуг будет размещена дополнительно. До этого времени Госавтоинспекция Саратовской области рекомендует непосредственно обращаться в регистрационно-экзаменационные подразделения ГИБДД или записываться на прием по телефону. Прием в подразделениях будет осуществляться с соблюдением всех требований и рекомендаций Роспотребнадзора», — прокомментировали в ГИБДД.

Там напоминают, что получить государственные услуги по линии Госавтоинспекции можно в любом регистрационно-экзаменационном подразделении Госавтоинспекции как Саратовской области, так любого другого субъекта РФ вне зависимости от места проживания. Получить консультации по интересующим вопросам возможно по телефонам регистрационно-экзаменационных подразделений, которые размещены на официальном сайте www.гибдд.рф.

В ведомстве также добавили, что для исключения скопления большого числа посетителей, в зависимости от количества пришедших на прием граждан, руководство регистрационно-экзаменационного подразделения вправе принять решение об изменении режима работы. В случае необходимости могут быть увеличены часы приема или количество задействованных сотрудников. Информация об изменении режимов и условий работы регистрационно- экзаменационных подразделений будет опубликована на региональных страницах официального сайта Госавтоинспекции, а также в официальных аккаунтах территориальных подразделений ГИБДД в социальных сетях.

Напомним, ранее саратовец жаловался на недоступность услуг ГИБДД через сайт Госуслуг.

Electronic Record — обзор

Характеристики системы электронных записей

Система информационных технологий или информационная система определяется как инфраструктура, процессы и технологии, используемые для хранения, генерации, управления и передачи информации для поддержки организации (ARMA-Glossary ). Система представляет собой мост между бизнесом и информатикой, использующий теоретические основы информации и вычислений. Информационная система обычно включает в себя компонент ИКТ, но не связана исключительно с ИКТ, а сосредоточена на конечном использовании ИТ.Информационная система помогает контролировать производительность бизнес-процессов, которые обычно сосредоточены на обработке информации в организациях, коммерческих предприятиях и обществе (O’Brien, 2003).

С другой стороны, система управления электронными записями больше касается того, как система должна собирать, получать и сохранять записи в соответствии с их характеристиками. Это необходимо для поддержания подлинности, надежности, целостности, надежности и удобства использования записей на протяжении всего жизненного цикла. Следовательно, система электронных записей — это система, специально разработанная для управления хранением и удалением записей на протяжении всего ее жизненного цикла.Система поддерживает контент, контекст, структуру и связи между записями, чтобы обеспечить их доступность и поддержку значений в качестве свидетельства. Система электронных записей требует партнерства с информационными технологиями и областями управления записями для поддержки требований к доступу к записям и средствам управления, которые обрабатывают записи. Таковы следующие требования (RIM International, 2009):

1.

Критерии доступа:

a.

политики, определяющие, кто имеет доступ к записям и записи с ограниченным доступом,

b.

гарантия того, что доступ и извлечение своевременны,

c.

гарантия того, что записи могут быть получены только авторизованными пользователями,

d.

соответствующие метаданные, применимые к захваченной записи, поддерживаются в течение всего жизненного цикла записи или до тех пор, пока не будет указано иное, и

e.

признание вопросов конфиденциальности.

2.

Контроль записей:

a.

меры по контролю за тем, у кого есть доступ к записям,

b.

защитить записи от несанкционированного доступа, чтобы гарантировать постоянное поддержание целостности записей,

c.

контрольный журнал всех записей, чтобы фиксировать всю деятельность, чтобы гарантировать, что записи не скомпрометированы,

d.

демонстрация того, что миграция, сбои в работе системы, обновления и регулярное обслуживание систем записей не нарушат целостность записей

e.

методологии защиты конфиденциальности, секретности и безопасности записей от несанкционированного доступа, подделки или удаления,

f.

методов валидации / верификации, обеспечивающих соответствие системным и функциональным требованиям,

g.

Также должны быть соблюдены требования к защите и сохранению записей,

h.

способность системы записей сохранять записи и связанные с ними метаданные и быть доступными в течение всего периода хранения, а также

i.

способность системы записей сохранять записи и метаданные, выбранные для долгосрочного или архивного хранения, и обеспечивать доступность этих записей и метаданных в будущем.

Тем не менее, большинство систем в организациях являются бизнес-системами (некоторые называются информационными системами), включая систему электронного шариата. Бизнес-система служит автоматизированной системой, которая создает или управляет данными о деятельности организации. Сюда входят приложения, основной целью которых является облегчение транзакций между организационным подразделением и его клиентами, например, система электронной коммерции, настраиваемая база данных, а также финансовые и кадровые системы.Как правило, эта система содержит динамические данные, которые обычно подвергаются постоянному обновлению (своевременно), могут быть преобразованы (управляемы) и содержат текущие данные (неизбыточные).

Многие организации внедряют бизнес-системы для управления электронными записями, частично принимая во внимание требования к управлению документами (Oberg & Borglund, 2006). Например, Iacovino (2004) описывает австралийскую национальную систему электронных медицинских карт, которая не соответствует требованиям к управлению записями, таким как надежность и подлинность.Аналогичная ситуация происходит в системе e-Syariah, когда принимаются во внимание только технические аспекты и игнорируются требования к управлению записями. Ни развитые, ни развивающиеся страны не могут обеспечить полное использование требований к ведению документации в электронной системе (будь то записи или бизнес-системы).

Требования к управлению записями должны быть зафиксированы на уровне создания, чтобы их можно было поддерживать путем сохранения. Требуется проактивный подход к проектированию и развитию системы электронных записей.Этот подход должен поддерживаться стандартами и нормативными актами, например, MoReqs (2002), ISO 15489 (2001), DoD 5152 (2007) и законами. Также крайне важно определить характеристики системы электронных записей, такие как подлинность, надежность, целостность и удобство использования. Эти характеристики поддерживаются следующими атрибутами:

1.

создание записей в контексте,

2.

управление и ведение записей,

3.

ведение записей столько времени, сколько требуется,

4.

метаданные управления записями могут быть настроены,

5.

записи могут быть переназначены, переклассифицированы, закрыты, дублированы и извлечены,

6.

отчетов могут быть выполнены, и

7.

процессов безопасности на месте.

Помимо этих характеристик, необходимо также определить основной элемент или функциональные требования системы электронных записей.Функциональные требования включают процессы создания, обслуживания, распространения, администрирования, создания мультимедийного репозитория, управления корпоративным контентом и совместной работы. Классификация, наряду с захватом и идентификацией, включена в уровень создания. Электронные записи фиксируются, идентифицируются и классифицируются уникальным образом, чтобы гарантировать, что содержание, структура и контекст создания зафиксированы во времени и пространстве (e-SPARK, 2008).

Документы, входные данные от настольных приложений, рабочих процессов, веб-сайтов, баз данных, систем, приложений и электронной почты захватываются метаданными посредством процесса захвата.Процесс включает объединение файлов в классы. Агрегация происходит до того, как записи классифицируются. В процессе накапливаются связанные объекты электронных записей, которые при объединении могут существовать выше уровня отдельных объектов электронной записи, например файла. Агрегация представляет собой отношения, существующие между связанными электронными записями и системой или средой, в которой они были созданы, и записываются в их ссылках на метаданные. Эти агрегаты обычно контролируются в рамках схемы классификации в системе электронного управления записями (e-SPARK, 2008).

В системе управления электронными записями информация обрабатывается как объекты записей, а затем эти объекты объединяются в набор серий или файлов. На этом этапе организации должны учитывать потребности своего бизнеса при определении подходящего агрегирования записей (например, по функциям, видам деятельности или транзакциям). В схеме классификации контекстные характеристики записей присваиваются через структуру, основанную на бизнес-процессах. Анализ уникальных бизнес-функций и видов деятельности организации, не зависящей от административной структуры организации, дает схему функциональной классификации.Схема функциональной классификации считается более гибкой и стабильной, поскольку бизнес-единицы и структуры со временем могут меняться.

Стандартные процедуры новых информационных систем спроектированы и разработаны для выполнения анализа деловой активности и сбора требований со стороны предприятий, юридических аспектов, пользователей, клиентов и других участников (Oberg & Borglund, 2006). Это делается для того, чтобы определить и сделать информацию понятной, и этот процесс известен как формализация информации.Это очень важно для управления информацией в бизнес-системе путем определения типов информации, свойств и взаимосвязей (Shipman & McCall, 1994, 1999). Другими словами, это процесс идентификации и определения форм внешних и внутренних записей.

Записи, виртуальные или физические, имеют контент, контекст, структуру и процесс (Bearman, 1994; McKemmish, Piggott, Reed, & Upward, 2005; Thomassen, 2001). Однако эти особенности не делают записи уникальными по отношению к другой информации.У записей есть критерии, делающие их уникальными и отличными от другой информации, такие как свидетельства действий и транзакций, подотчетность, которая тесно связана с доказательствами, связь с процессами и сохранение, краткосрочное, долгосрочное или постоянное (Schellenberg, 1956; Thomassen, 2001).

NARA прольет больше света на поэтапный отказ от бумажных документов с помощью обновленного руководства

Наилучшие впечатления от прослушивания — в Chrome, Firefox или Safari.Подпишитесь на ежедневные аудиоинтервью Federal Drive в Apple Podcasts или PodcastOne.

Национальное управление архивов и документации этим летом вызвало переполох в сообществе специалистов по управлению документами, установив для агентств крайние сроки оцифровки своих исторических и постоянных документов до конца 2022 года.

Меморандум, также выпущенный Управлением по управлению и бюджету, также запрещает агентствам запускать свои собственные локальные регистрационные центры после декабря 2022 года. NARA также не будет принимать бумажные документы после этой даты.

Но помимо установления крайнего срока, официальные лица NARA заявили в четверг на конференции FCW по управлению электронными документами, что обновленное руководство скоро даст агентствам лучшее представление о том, чего ожидать от перехода от бумажных документов к цифровым.

Ариан Раванбахш, аналитик по политике в области управления записями в офисе директора по документации NARA, сказал, что в меморандуме устанавливаются «смелые цели» для агентств.

Несмотря на то, что эта модернизация потребует от NARA и агентств изменений в методах ведения бизнеса, он сказал, что это необходимое изменение.

«Я считаю, что это то, что наши клиенты ожидают от нас, и, честно говоря, это то, что нам нужно делать в NARA, чтобы поддерживать свою значимость как Национального архива», — сказал он. «Мы больше не можем перенапрягаться, поддерживая двойные процессы для аналоговых и электронных записей. Нам необходимо сосредоточить наши ресурсы и внимание на переходе на электронные записи. Для достижения этой цели мы установили четкий маркер изменений, что часто бывает необходимо, если мы хотим, чтобы изменения произошли ».

Таким образом, NARA открыла дверь новым технологиям, таким как автоматизация, которая, по словам Раванбахша, выведет управление записями на «новый уровень».”

За несколько месяцев, прошедших с момента выпуска меморандума, должностные лица NARA получили отзывы и вопросы от агентств о развертывании. Основываясь на этой обратной связи, Раванбахш сказал, что NARA планирует выпустить дополнительное руководство в первом квартале 2020 календарного года.

По его словам, обновленное руководство также прольет больше света на то, какие возможности появятся у агентств после закрытия собственных архивных центров.

Кортни Андерсон, старший аналитик политики электронных документов в NARA, сказала, что предстоящее руководство поможет агентствам лучше понять, на чем им нужно сосредоточиться в ближайшие годы.

«NARA хорошо сообщает агентствам, что им нужно делать с политиками, которые мы издаем: руководящие документы, все бюллетени. Но агентствам действительно нужна дополнительная помощь в том, «как» — как на самом деле управлять своими электронными записями », — сказал Андерсон.

Позже в этом финансовом году NARA завершит свою работу над «вариантами использования», которые знакомят агентства с тем, как управлять определенными типами записей. Андерсон сказал, что до сих пор NARA выпустила варианты использования электронных записей, сообщений в социальных сетях и передачи постоянных записей в NARA.

«Это действительно пошаговый процесс, как это делается. Агентства могут использовать их, когда они оценивают решения от поставщиков, а поставщики могут продемонстрировать с помощью демонстраций, как они на самом деле соблюдают требования, содержащиеся в сценариях использования », — сказал Андерсон.

Чтобы облегчить получение агентством услуг по ведению документации, NARA в рамках своей инициативы по модернизации федеральной электронной документации (FERMI) заключила партнерское соглашение с Администрацией общих служб, чтобы перейти к модели общих служб для управления записями.

«Каждому агентству нужны инструменты для управления своими электронными записями, поэтому мы не должны покупать их самостоятельно, а работать вместе через GSA, чтобы иметь возможность покупать их вместе на более высоком уровне», — сказал Андерсон.

Что такое электронное управление записями (ERM)?

Что такое электронное управление записями (ERM)?

Стандарт ISO 15489: 2001 определяет управление записями (RM) как область управления, отвечающую за эффективный и систематический контроль создания, получения, обслуживания, использования и удаления записей, включая процессы сбора и хранения свидетельств и информации. о хозяйственной деятельности и сделках в виде записей.

Electronic Records Management (ERM) гарантирует, что ваша организация будет иметь необходимые записи, когда они нужны.

Управление записями относится к набору действий, необходимых для систематического контроля создания, распространения, использования, обслуживания и удаления записанной информации, которая хранится как свидетельство деловой активности и транзакций.


Вниманию обучающихся визуально: Щелкните здесь, чтобы УЗНАТЬ, как этот термин относится к интеллектуальному управлению информацией (IIM).


ISO 15489 определяет управление записями (RM) как область управления, отвечающую за эффективный и систематический контроль создания, получения, обслуживания, использования и удаления записей, включая процессы сбора и хранения свидетельств и информации о бизнесе. деятельность и транзакции в виде записей.

Ключевое слово в этом определении — «свидетельство». Проще говоря, запись можно определить как доказательство того, что произошло определенное событие: рождение, рентген, покупка, утверждение контракта, отправка и получение электронного письма.Управление записями в первую очередь связано с доказательствами деятельности организации и обычно применяется в соответствии со стоимостью записей, а не их физическим форматом.

Основные возможности управления записями включают в себя присвоение уникальных идентификаторов отдельным записям, обеспечение защиты от несанкционированных изменений, вносимых в эти записи, и создание нерушимого контрольного журнала для целей подотчетности и обнаружения электронных данных.

  • Уникальные идентификаторы обычно генерируются в базе данных для системного администрирования и отслеживания, и их не следует путать со ссылочными кодами, которые могут состоять более чем из одной части.
  • Несанкционированные изменения предотвращаются путем внедрения герметичных ручных процедур или использования программных приложений (таких как шифрование или цифровая подпись) для предотвращения изменения документа после того, как он был объявлен как запись.
  • Контрольные журналы гарантируют надежную цепочку поставок, позволяя узнать, что говорилось в записи в определенный момент времени, как ее содержимое развивалось к этому моменту и кто был связан с ней. Это ключ к сохранению связи между записью и процессом или событием, которое она описывает, а также к возможности точно продемонстрировать, кто какие изменения и когда внес.

Здесь важно отметить, что какими бы важными ни были эти возможности и столь же критичным, как найти решение для управления записями, которое их поддерживает, еще более важно, чтобы вы имели долгосрочное представление о процессе, поскольку некоторыми записями — особенно в здравоохранении и правительстве — нужно управлять буквально в течение десятилетий, а цифровые технологии имеют тенденцию часто изменяться и быстро ухудшаться… определенно быстрее, чем это происходит с бумагой. Крайне важно, чтобы вы периодически обновляли и переносили свои электронные записи, чтобы обеспечить их доступность в долгосрочной перспективе.

ERM, который используется для описания электронного управления отчетами, но также используется менеджерами по документации для описания электронного управления записями. В этом документе представлена ​​информация, относящаяся к тем терминам и акронимам, признанным в отрасли управления документами, которые наилучшим образом описывают базовые технологии, позволяя читателям получить основу, на которой они могут определить, что требуется для организации, независимо от названия продукта или аббревиатуры, используемой различными поставщиками. .

Приложения для управления записями

(RMA) считаются программным обеспечением, используемым организацией для управления своими записями.Основные функции управления RMA — категоризация и определение местонахождения записей, а также идентификация записей, подлежащих удалению. Программное обеспечение RMA также находит, извлекает и удаляет электронные записи, которые хранятся в репозитории, посредством интеграции с соответствующими основными функциями EDMS. Любой RMA должен иметь хотя бы один основной компонент EDMS. Без хотя бы одного основного компонента RMA сможет управлять только политиками, но не электронными (или цифровыми) записями. Следует отметить, что функциональность RMA является важной частью общей стратегии управления записями и / или документами для любой организации.

электронная запись | Решения для записи электронных документов

Начать электронную запись сегодня

Мы хотим узнать, как мы можем помочь вам и вашей организации. Если у вас возникнут вопросы о том, как работает электронная запись, и как CSC ® может помочь упростить процесс, предоставьте информацию, запрашиваемую справа, и представитель свяжется с вами в течение следующих двух рабочих дней.

Узнать больше ►

Решения для электронной записи

CSC ® предлагает ведущее решение для электронной записи документов (eRecording) на рынке сегодня.Наша система снижает затраты на обработку и время записи, одновременно повышая безопасность ваших записываемых данных.

Узнать больше ►

Модели электронной записи

Безопасное веб-решение для электронной записи

CSC позволяет лицам, подающим документы, в том числе юридическим компаниям, финансовым учреждениям и т. потребности клиентов, включая электронную запись Уровня 1, Уровня 2 и Уровня 3.

Узнать больше ►

Бумага для регистрации недвижимости

В США решение CSC, основанное на знаниях, упрощает регистрацию документов. Клиенты CSC ® теперь могут подготавливать, записывать и управлять своими документами о недвижимости в более чем 3600 юрисдикциях по всей стране с помощью бумажной документации или даже электронной записи (eRecording), если таковая имеется.

Узнать больше ►

Уменьшите риск

Электронная запись (eRecording) с CSC ® поможет вам повысить эффективность, снизив при этом риск потери документа, задержки записи и фальсификации.

Узнать больше ►

Почему CSC?

CSC ® — ведущий мировой поставщик деловых, юридических, налоговых и цифровых брендовых услуг компаниям по всему миру. Мы используем наш опыт и индивидуальный подход, чтобы помочь вашему бизнесу работать более эффективно — от поддержания вашего бизнеса в соответствии с своевременным ведением записей до защиты и продвижения вашего бренда в Интернете.

Узнать больше ►

Страница не найдена | Историческое общество Миннесоты

Пожалуйста, напишите по адресу contact @ mnhs.org, если вам нужна помощь в поиске того, что вы ищете, или сообщить о проблеме.

Популярные страницы

Поиск

Пожалуйста, напишите на [email protected], если вам нужна помощь в поиске того, что вы ищете, или чтобы сообщить о проблеме.

Популярные страницы

Пожалуйста, напишите на [email protected], если вам нужна помощь в поиске того, что вы ищете, или чтобы сообщить о проблеме.

Популярные страницы

Пожалуйста, напишите по адресу contact @ mnhs.org, если вам нужна помощь в поиске того, что вы ищете, или сообщить о проблеме.

Популярные страницы

Пожалуйста, напишите на [email protected], если вам нужна помощь в поиске того, что вы ищете, или чтобы сообщить о проблеме.

Популярные страницы

Пожалуйста, напишите на [email protected], если вам нужна помощь в поиске того, что вы ищете, или чтобы сообщить о проблеме.

Популярные страницы

Пожалуйста, напишите на [email protected], если вам нужна помощь в поиске того, что вы ищете, или чтобы сообщить о проблеме.

Популярные страницы

Пожалуйста, напишите на [email protected], если вам нужна помощь в поиске того, что вы ищете, или чтобы сообщить о проблеме.

Популярные страницы

Пожалуйста, напишите на [email protected], если вам нужна помощь в поиске того, что вы ищете, или чтобы сообщить о проблеме.

Популярные страницы

Пожалуйста, напишите на [email protected], если вам нужна помощь в поиске того, что вы ищете, или чтобы сообщить о проблеме.

Популярные страницы

Пожалуйста, напишите по адресу contact @ mnhs.org, если вам нужна помощь в поиске того, что вы ищете, или сообщить о проблеме.

Популярные страницы

Пожалуйста, напишите на [email protected], если вам нужна помощь в поиске того, что вы ищете, или чтобы сообщить о проблеме.

Популярные страницы

Пожалуйста, напишите на [email protected], если вам нужна помощь в поиске того, что вы ищете, или чтобы сообщить о проблеме.

Популярные страницы

Пожалуйста, напишите на [email protected], если вам нужна помощь в поиске того, что вы ищете, или чтобы сообщить о проблеме.

Популярные страницы

Пожалуйста, напишите на [email protected], если вам нужна помощь в поиске того, что вы ищете, или чтобы сообщить о проблеме.

Популярные страницы

Пожалуйста, напишите на [email protected], если вам нужна помощь в поиске того, что вы ищете, или чтобы сообщить о проблеме.

Популярные страницы

Пожалуйста, напишите на [email protected], если вам нужна помощь в поиске того, что вы ищете, или чтобы сообщить о проблеме.

Популярные страницы

Пожалуйста, напишите по адресу contact @ mnhs.org, если вам нужна помощь в поиске того, что вы ищете, или сообщить о проблеме.

Популярные страницы

Пожалуйста, напишите на [email protected], если вам нужна помощь в поиске того, что вы ищете, или чтобы сообщить о проблеме.

Популярные страницы

Пожалуйста, напишите на [email protected], если вам нужна помощь в поиске того, что вы ищете, или чтобы сообщить о проблеме.

Популярные страницы

Пожалуйста, напишите на [email protected], если вам нужна помощь в поиске того, что вы ищете, или чтобы сообщить о проблеме.

Популярные страницы

Пожалуйста, напишите на [email protected], если вам нужна помощь в поиске того, что вы ищете, или чтобы сообщить о проблеме.

Популярные страницы

Пожалуйста, напишите на [email protected], если вам нужна помощь в поиске того, что вы ищете, или чтобы сообщить о проблеме.

Популярные страницы

Пожалуйста, напишите на [email protected], если вам нужна помощь в поиске того, что вы ищете, или чтобы сообщить о проблеме.

Популярные страницы

Пожалуйста, напишите по адресу contact @ mnhs.org, если вам нужна помощь в поиске того, что вы ищете, или сообщить о проблеме.

Популярные страницы

Пожалуйста, напишите на [email protected], если вам нужна помощь в поиске того, что вы ищете, или чтобы сообщить о проблеме.

Популярные страницы

Пожалуйста, напишите на [email protected], если вам нужна помощь в поиске того, что вы ищете, или чтобы сообщить о проблеме.

Популярные страницы

Пожалуйста, напишите на [email protected]org, если вам нужна помощь в поиске того, что вы ищете, или чтобы сообщить о проблеме.

Популярные страницы

Пожалуйста, напишите на [email protected], если вам нужна помощь в поиске того, что вы ищете, или чтобы сообщить о проблеме.

Популярные страницы

MRSC — Управление электронными записями

На этой странице представлены общие инструкции по управлению хранением электронных общедоступных записей, чтобы помочь местным органам власти штата Вашингтон соблюдать требования к хранению документации и Закон о публичных записях (PRA), включая некоторые практические советы и рекомендации. ‘ts.

Это часть серии статей MRSC о Законе о публичных записях.


Обзор

Электронные записи могут создавать уникальные проблемы для агентств, связанных с хранением документации и требованиями АФР. Электронные записи агентств хранятся в различных местах, на различных учетных записях и на различных устройствах (как государственных, так и личных), и управление огромным объемом электронных записей может быть сложной задачей. Таким образом, создание системы управления электронными записями и уделение пристального внимания требованиям к хранению электронных записей особенно важны.С этой целью агентствам необходимо принять политику управления электронными записями, чтобы эффективно управлять общедоступными записями, созданными или полученными по электронной почте, текстовым сообщениям и в социальных сетях.

MRSC в партнерстве с Центром государственных инноваций Государственного аудитора создали серию веб-страниц, на которых представлены примеры языковых вариантов политики и руководства по различным аспектам хранения, управления и раскрытия электронных записей, включая электронную почту, текстовые сообщения и социальные сети. . См. Набор инструментов для политики в отношении электронных записей.

MRSC и Центр государственных инноваций Государственного аудитора также совместно разработали практические советы, которые можно распечатать, а также что можно и что нельзя делать.

Практические советы по хранению электронных записей

Практические советы по хранению электронных документов . Используйте эти практические советы, чтобы обеспечить соблюдение вашим агентством требований PRA и хранения электронных записей. Переработан и доработан с незначительными уточнениями в марте 2021 г.

Скачать в PDF

Управление электронными записями по типам записей

Правила, регулирующие электронные записи, могут быть сложными, поэтому может быть полезно получить указания о том, что разрешено, а что нет в отношении распространенных типов записей.

Что можно и чего нельзя делать в отношении хранения электронных записей : Используйте эти правила, которые помогут вашему агентству соблюдать PRA и законы о хранении записей, поскольку эти законы относятся к различным типам электронных записей. Переработан и отредактирован с небольшими уточнениями в марте 2021 года.

Скачать в PDF


Управление электронной почтой

Ящики электронной почты агентства

Некоторые агентства хранят всю электронную почту навсегда. Это не рекомендуемый подход, так как большинство электронных писем не имеют постоянной стоимости хранения в соответствии с Общим графиком хранения записей местных органов власти (CORE) Государственного секретаря, и поскольку постоянное хранение всех электронных писем может затруднить производство в ответ на запрос PRA из-за большого количество писем, которые могут потребоваться для проверки на отзывчивость.

Некоторые примеры эффективных подходов к хранению электронной почты см. В разделе «Хранение электронной почты и других электронных записей».

Личные учетные записи электронной почты

В большинстве случаев для агентств имеет смысл выдавать их адреса электронной почты сотрудникам и должностным лицам для ведения агентских операций. Учитывая, что в некоторых ситуациях это невозможно или нецелесообразно, есть несколько вариантов:

  1. Создайте личную учетную запись электронной почты в Gmail или другом коммерческом почтовом сервисе, чтобы сотрудник или должностное лицо мог отправлять или получать электронные письма, связанные с деятельностью агентства.Например: [email protected]
  2. Разрешить сотрудникам или должностным лицам использовать свою личную учетную запись электронной почты. В этом сценарии сотрудники или должностное лицо должны будут внимательно следить за требованиями агентства к хранению и должны будут выполнять запросы агентства для поиска в их личном аккаунте записей, отвечающих на запросы записей. В качестве альтернативы, сотрудник или должностное лицо может переслать свое электронное письмо, связанное с агентством, из своей личной учетной записи на официальный адрес электронной почты агентства для хранения, и в этом случае они, вероятно, могут удалить исходное электронное письмо, полученное в своей личной учетной записи, в качестве дополнительной копии.

Практический совет : при пересылке сообщений электронной почты, связанных с агентством, отправленных и полученных на вашу личную учетную запись электронной почты, вы можете потерять метаданные с помощью простой пересылки. Метаданные, связанные с электронной почтой, являются общедоступными и должны быть предоставлены по запросу. См. О’Нил против города Береговая линия (2010 г.). Shoreline разработала советы о том, как сохранить метаданные, когда электронное письмо пересылается из личной учетной записи в учетную запись агентства. Просмотрите эти советы со своим ИТ-персоналом и юристом агентства.


Управление учетными записями в социальных сетях

Многие агентства используют социальные сети для охвата своих клиентов. Если агентство использует социальные сети, оно должно принять политику в отношении социальных сетей. Посетите нашу веб-страницу о политике в отношении социальных сетей, чтобы ознакомиться с примерами различных подходов к политике использования социальных сетей, применяемых государственными учреждениями.

Аккаунты агентства в социальных сетях

Некоторые агентства размещают только вторичные копии в своих учетных записях в социальных сетях и запрещают комментирование, чтобы избежать проблем с общедоступными записями и их хранением.Если агентство публикует свою первичную копию записи в своей учетной записи в социальной сети и / или разрешает третьим лицам комментировать, то агентству необходимо внедрить инструменты для сбора этих общедоступных записей. Один из вариантов — инвестировать в программное обеспечение для хранения данных в социальных сетях, например Smarsh или Archive Social; другие варианты могут включать использование инструмента архивирования Facebook или создание снимка публичных записей и сохранение их в назначенном файле.

Личные аккаунты в социальных сетях

Как и использование личных учетных записей электронной почты и сотовых телефонов, использование личных учетных записей в социальных сетях для работы агентства представляет проблему с точки зрения PRA, поскольку агентство не контролирует записи.Если сотрудник или должностное лицо агентства использует свою личную учетную запись в социальных сетях для публикации сообщений о деятельности агентства в рамках своих официальных полномочий или сферы занятости, им необходимо будет сотрудничать с агентством в случае запроса записей. Сотруднику или должностному лицу также необходимо будет предпринять шаги для сохранения общедоступных записей, размещенных в их учетной записи в социальных сетях, с помощью инструмента архивирования Facebook, создания снимков сообщений и сохранения их в указанном файле или с помощью другого варианта хранения записей.


Управление текстовыми сообщениями

Все местные органы власти должны разработать четкую политику в отношении использования текстовых сообщений для ведения бизнеса, а также того, как текстовые сообщения будут обрабатываться и храниться в соответствии с требованиями Закона о публичных записях (PRA).

Примеры различных подходов к политике, применяемых в штате Вашингтон в других юрисдикциях, см. На нашей странице «Политики обмена текстовыми сообщениями». MRSC также настоятельно рекомендует ознакомиться с Руководством по обмену текстовыми сообщениями в архивах штата Вашингтон перед разработкой политики, особенно с информацией о хранении и управлении записями текстовых сообщений.


Рекомендуемые ресурсы

Движущаяся цель электронного управления записями — FCW

Агентства неуклонно работают над выполнением требований M-19-21, но новые технологии совместной работы ставят новые задачи

В соответствии с требованиями меморандума M-19-21 Управления по управлению и бюджету федеральные агентства должны полностью перейти на электронный учет к концу 2022 года, а Национальное управление архивов и документации прекратит прием новых бумажных документов в это время. .Этот сдвиг имеет важное значение для повышения эффективности и действенности правительства, но для достижения вех, указанных в меморандуме, агентствам потребуется фундаментально переосмыслить то, как они обрабатывают и управляют документами и электронным содержанием.

Проработав чуть больше года в этом процессе, FCW собрала группу специалистов по управлению документами со всего правительства, чтобы обсудить, что необходимо для реального перехода к электронному управлению записями. Обсуждение велось в протоколе, но не для индивидуальной атрибуции (список участников см. На стр. 43), а цитаты были отредактированы для большей длины и ясности.Вот что сказала группа.

Идет по плану, но ресурсов не хватает

Хотя уровень готовности варьировался от агентства к агентству, большинство участников заявили, что они были на правильном пути к соблюдению сроков M-19-21. Тем не менее, некоторые выразили опасения по поводу того, что NARA вовремя завершит разработку стандартов и протоколов для передачи постоянных записей.

«Моя философия заключалась в том, чтобы использовать доступные инструменты и ресурсы и добраться прямо до той границы, где агентство готово передать их NARA», — сказал один чиновник.«А затем, когда появятся эти стандарты, мы сможем соответствовать… но, по крайней мере, мы работаем в направлении линии, а не ждем, пока не получим полное руководство».


Участники

Бретт Абрамс
Архивист электронных документов, Национальное управление архивов и документации

Клэр Барретт
Главный специалист по защите конфиденциальности и информации, Департамент транспорта

Лиза Харалампус
Директор, Политика управления документами и информационно-пропагандистская деятельность, Национальное управление архивов и документации

Синтия Хилсингер
Главный специалист по информационным технологиям, Управление здравоохранения Министерства обороны

Глинда Ходжкин
Сотрудник по ведению документации по HA и DHA, Министерство здравоохранения Министерства обороны

Эдвард Хортон
Старший советник и бывший главный административный сотрудник, Национальное управление океанических и атмосферных исследований

Джон Манчини
Бывший президент AIIM и президент Content Results LLC

Жанетт Планте
Директор, Управление политики управления записями, Министерство юстиции

Дэйв Симмонс
Старший специалист по документации, Управление общего обслуживания

Скотт Свидерски
Вице-президент по управлению корпоративным контентом, Konica Minolta Business Solutions USA Inc.и президент Quality Associates Inc.

Боб Валенте
Менеджер проекта, категория управления офисом, администрация общих служб

Примечание. Круглый стол вел главный редактор FCW Трой К. Шнайдер. Встреча 30 июня была организована Quality Associates Inc., но суть обсуждения и резюме на этих страницах являются строго редакционными продуктами. Ни QAI, ни кто-либо из участников круглого стола не внесли никаких комментариев, кроме комментариев от 30 июня.

Но другой сказал, что NARA «был хорошим партнером агентств» в разработке стандартов и «предоставил им достаточно отзывов, чтобы теперь пойти по правильному пути и выяснить, где есть пробелы».

Достаточно ли имеющихся инструментов и ресурсов — это другой вопрос. «Ресурсов всегда не хватает», — сказал один чиновник. «У нас есть большие ресурсы в той мере, в какой они у нас есть», имея в виду персонал и составленные графики записи, но работа будет опережать их — и использование инструментов для совместной работы, основанное на удаленной работе, в этом году только увеличило степень сложности.

Большинству агентств было сложно обеспечить выделенное финансирование для управления электронными записями, хотя многие участники заявили, что OMB работает над решением этой проблемы в следующем бюджетном цикле. На данный момент большинство заявило, что они пытаются объединить усилия с M-19-21 в другие проекты, у которых есть финансирование.

«Использование других инициатив», — сказал один из них. «Я считаю, что, если я говорю им, что я здесь, чтобы исправить их информационную боль, я очень быстро привлекаю их внимание.Кроме того, упор на электронное открытие и возможность поиска ваших записей на любой платформе привлекает внимание людей — возможно, не руководства, но, безусловно, людей, у которых есть потребность и которые готовы сформулировать это для меня ».

Недостаточно персонала, недостаточные навыки

По словам нескольких официальных лиц, человеческий капитал — самый сложный ресурс для обеспечения безопасности, потому что сотрудникам, имеющим опыт ведения документации, часто не хватает навыков работы с данными и технологий, которые требуются сейчас.

«Мне нравится мой персонал, занимающийся делопроизводством», — сказал один из них. «Они фантастические. Но они не специалисты по базам данных. Они не технологи ».

Есть проблемы с численностью персонала, добавил этот руководитель, но агентствам действительно нужны регистраторы, которые могут «понять технологию и уметь разбираться в ней, а не просто устанавливать правила хранения».

«Мы недоукомплектованы персоналом», — согласился другой участник, но «что более важно, мы даже не понимаем масштаб технологий, которые существуют.Сейчас так много вещей объединены в разные форматы вместе, и мы не можем понять, как на самом деле все это сохранить, чтобы его можно было обернуть в рабочий файл или каким-то другим способом. Так что каждый день нам бросают вызов вещи, которые появляются в дверях ».

И все же, по словам первого руководителя, наиболее важный пробел может заключаться в «уважении, которого требует работа», и в предоставлении управлению записями права голоса в разработке бизнес-процессов и систем.

Третий чиновник предположил, что многие группы управления документами загнали себя в этот угол.«Мы использовали те же устаревшие формулы, как привлечь внимание к управлению записями, чтобы найти чемпиона — кого-то, кто будет отстаивать наше дело, по крайней мере, до тех пор, пока он не получит повышение или не двинется дальше», — сказал этот участник. «И мы построили большую структуру того, что [США Директор по документации] Лоуренс Брюэр назвал очень поверхностную структуру поддержки, когда мы зависим от хранителей и связных, что это не часть их работы, но мы постоянно их обучаем. И поэтому мы создаем бюрократию, теневую группу людей, которые не являются их основным делом.И все наши ресурсы по управлению записями идут на обучение, поддержку, ежемесячные встречи и последующие действия ». Когда сторонник его агентства ушел на пенсию, чиновник сказал: «Мы потеряли все свои деньги».

По словам чиновника, с тех пор агентство перешло к большей роли консультанта. «Позвоните нам, и мы разберемся со всем в каждом конкретном случае. И поэтому мы фактически решаем проблемы и наращиваем поддержку текущих ресурсов на низовом уровне и выявляем возможности, в которые мы можем вставить себя на уровне управления записями, чтобы помочь им с определением политики и устранением информационных проблем.”

Слишком много инструментов?

Проблема ресурсов с точки зрения персонала и денег усложняется быстрорастущим набором средств коммуникации, используемых агентствами. По словам участников, слишком часто внедрение и развертывание этих инструментов происходит до того, как будут учтены требования Федерального закона о записях.

Один из официальных лиц назвал опыт работы с SharePoint поучительным: «Люди потратили миллионы, миллионы и миллионы долларов на очистку SharePoint в течение десяти лет, потому что они не задумывались о проблемах управления, связанных с этим на внешнем интерфейсе.Тем не менее, с учетом всплеска удаленной работы в этом году, вызванного COVID-19, Microsoft увидела, что пакет для совместной работы Teams вырос «с 31 миллиона пользователей до 44 миллионов пользователей до 75 миллионов пользователей за шесть недель. В дальнейшем будет адский беспорядок в управлении ».

«По мере того, как мы переходим в облако, и особенно по мере перехода приложений в облако, скорость изменений неизбежно ускоряется», — сказал другой руководитель. «И я думаю, что это влечет за собой некоторый риск устаревания и проблемы с точки зрения сторонних решений, которые подключаются к облачным решениям, потому что они не повторяются с той же скоростью, что и платформа.У меня нет ответа на этот вопрос, кроме того, что меня беспокоит с точки зрения того, как все это в конечном итоге сочетается друг с другом «.

Даже когда данное приложение является почти повсеместным, возникают сложности. Группа обсудила, например, плюсы и минусы использования встроенных в Office 365 возможностей управления записями. Некоторые скептически относились к их достаточности для требований их агентств, а один отметил, что не все эти возможности были разрешены в FedRAMP при первом развертывании.

Другие, однако, указали на более широкую экосистему инструментов, которые доступны для реального управления записями в Office 365. «Есть и другие игроки и партнеры, которые существуют, чтобы заполнить некоторые из этих пробелов», — сказал один из них.

В конечном итоге, как заметил другой чиновник, «это сообщество систем, поддерживающих бизнес-процесс. Я думаю, что как сообщество, мы все еще боремся с тем, как успеть за быстротой и постоянно меняющимся ландшафтом, больше, чем раньше. И у нас нет роскоши времени.”

Модель CDM для управления записями?

Один участник предположил, что Программа непрерывной диагностики и смягчения последствий, в которой Министерство внутренней безопасности и Управление общих служб установили утвержденный список продуктов, требования к отчетности в масштабе правительства и даже централизованное финансирование инструментов кибербезопасности, может быть имитирована для управления электронными записями.

«Хотя я не стремлюсь к тому, чтобы NARA спонсировала так же, как это делает DHS», — сказал чиновник, — идея «использовать модель CDM для того, как мы покупаем инструменты, интегрируем их и имеем интегрированный набор инструментов, — это то, что нужно. мы сильно инвестируем.”

Устаревшие архивы и будущие данные

В конечном итоге группа согласилась, что основы важнее конкретных технологий.

«Наблюдая за своими соотечественниками из других агентств, я увидел, что они потратили невероятные суммы денег на внедрение технологии», — сказал один из участников. «И эти решения оказались далеко не такими эффективными, как они были проданы, потому что некоторые из основных принципов не были выполнены — например, понимание вашего графика записи, а также организационных и институциональных изменений, связанных с процессами и возможностями, которые действительно необходимы для кормить правильными записями.И они не были внедрены до появления технологии, а это означает, что вы получаете то, что руководство говорит: «Ну, мы потратили 5 миллионов долларов на это, и это не принесло никакой пользы» ».

«Мое правило: никакие технологии не прослужат дольше трех или пяти лет», — сказал другой чиновник. «Это изменится. И с этим вы автоматически попадаете в область более высокого уровня политик, структур данных и соглашений об именах, потому что начинаете думать: как я собираюсь взять то, что у нас есть в настоящее время, и перенести это в следующий инструмент, что бы он ни делал быть?»

Кроме того, агентства стремятся к двум четко определенным крайним срокам M-19-21: преобразование старых записей из бумажных в цифровые и обеспечение того, чтобы текущие и будущие бизнес-процессы создавали цифровые записи с самого начала.

«Вероятно, в мире недостаточно ресурсов» для решения каждого из этих аспектов в отдельности, — сказал один из участников. «Мы расширили кругозор», чтобы установить управление, рабочие процессы и графики записи, которые можно применять повсюду.

«Хотя кажется, что это разные проекты, и на каком-то уровне они есть, это большая диаграмма Венна», — сказал другой чиновник. «Есть много вещей, которые вам нужно сделать для оцифровки, что вам также необходимо для перехода к новым технологиям.Поэтому я думаю, что было бы ошибкой не смотреть, где есть общие усилия, которые позволят решить обе проблемы ».

«Это еще не все», — предупредил этот чиновник, и снижение объема работ по-прежнему вызывает беспокойство. «Я думаю, что должно произойти некоторая корректировка ожиданий. Просто потому, что технология существует, Конгресс никогда не собирался выделять нам бюджет, чтобы оправдать их ожидания с точки зрения воспроизводимости всего создаваемого нами мусора и реактивного самолета. Мы должны начать этот честный разговор.В противном случае мы окажем обеим сторонам дома медвежью услугу ».

Создание цифровых записей как часть модернизации ИТ

Тем не менее,

Technology — это часть уравнения, и участники предсказали, что долгосрочный успех будет зависеть от лучшей интеграции электронного управления записями в более широкие стратегии модернизации ИТ их агентств.

«Я мечтаю найти источники финансирования из Фонда модернизации технологий, — сказал один из них, — потому что многое из того, что мы обсуждали, касается того, как мы обрабатываем информацию, что по определению является управлением записями.«Модернизация должна включать в себя нечто большее, чем просто модернизацию труб, — утверждал чиновник, — и распространяться на то,« как мы управляем процессами создания, контекстуализации и хранения информации от супа до орехов ».

Эта цель восходит к совмещению с другими инициативами и получению настоящего места за столом переговоров, сказал другой чиновник.

alexxlab / 30.08.2020 / Разное

Добавить комментарий

Почта не будет опубликована / Обязательны для заполнения *